Uso do meio eletrônico para a instrução do processo administrativo de aquisições/contratações, nacionais e internacionais na UFABC

 

Desde 15 de março de 2021 a abertura, instrução e encaminhamento dos processos de aquisições/contratações, nacionais e importados, acompanhamento/fiscalização de contratos, pagamentos e notificações são realizados de acordo com os fluxos disponibilizados no Painel de Processo Eletrônico da UFABC, exclusivamente via SIG-SIPAC, extinguindo-se o uso do papel nos processos desse tipo abertos após a data supracitada.

De acordo com o fluxo informado no Portal do Processo Eletrônico, a primeira etapa é o cadastro da Solicitação de Aquisição/Contratação de Serviço como um Documento Avulso, conforme passos definidos no Manual de Cadastro de Documento Avulso, seguido da autuação do Processo Eletrônico apresentado no Manual Cadastrar ou Autuar Processos Internos.

No momento da abertura do processo, o código a ser utilizado para os processos de aquisições/contratações, nacionais e importados é o “031 – Aquisição / Contratação de Prestação de Serviço”. O mesmo código deverá ser utilizado para os processos de notificação e pagamento relacionados.

Pede-se que seja feita a utilização do campo “Assunto Detalhado”, para descrever o processo e os documentos cadastrados, objetivando facilitar as buscas futuras. No caso dos processos, recomendamos o uso do assunto sugerido dentro dos fluxos e, para os documentos, o uso de palavras-chave que representem as suas características.

Após a abertura do processo, os demais documentos devem ser cadastrados diretamente no processo, conforme definido no Manual Adicionar Novos Documentos a Processos.

O novo fluxo de tramitação é bastante similar ao já realizado no ambiente temporário desde 2020. Contudo, uma boa parcela dos documentos passa a ser elaborada de forma nato-digital e temos uma variedade maior de tipos de documentos para melhor identificação daqueles que formam o processo.

A título de exemplo, informamos que os despachos passam a ser nato-digitais, devendo ser elaborados diretamente no SIG-SIPAC e não mais como um documento .pdf a ser anexado ao sistema. Com isso, como após a assinatura já são incluídos automaticamente os dados dos signatários, com a indicação da data e horário em que estes assinaram os documentos, não é necessário incluir os dados dos signatários no corpo do despacho. Por este e outros motivos, destacamos a importância de seguir as etapas sequenciais dos fluxos de forma estrita, utilizando os documentos correlatos, para que o procedimento padrão seja respeitado.

Reforça-se, ainda, que ao cadastrar os documentos, a natureza a ser utilizada é “Ostensivo”, permitindo que os documentos assinados sejam visíveis aos interessados, visto que os processos dessa natureza são públicos. Quando da elaboração ou juntada de documentos, deve-se, sempre que possível, evitar o uso de dados sensíveis, tais como RG e CPF, podendo substituir essas informações pelo SIAPE quando tratar de identificação de servidores.

Cumpre esclarecer que os processos que foram abertos antes de 15 de março, deverão seguir os procedimentos e fluxos adotados no ano de 2020, sendo a instrução e tramitação realizada no ambiente temporário do SIG/SIPAC até o seu encerramento.

Reforçamos que somente os processos cujos fluxos já foram migrados para o meio eletrônico podem ser instruídos via SIG-SIPAC. Para maiores informações sobre os tipos de processos que devem tramitar no formato eletrônico, orientamos que seja consultado o Portal de Processo Eletrônico da UFABC. Havendo interesse em migrar outros tipos de processos para o meio eletrônico, deve ser consultado o Plano de Transição, que estabelece as diretrizes gerais da implantação.

Por todo o exposto, é importante que todos os servidores acessem o Portal de Processos Eletrônicos da UFABC, onde são relacionados todos os tipos de processos migrados para o formato eletrônico e disponibilizados os tutoriais e os fluxos mapeados, com a indicação do tipo de documento e respectivo formato (nato-digital ou *.pdf) a ser utilizado em cada uma das etapas.

As dúvidas que surgirem após leitura do material de apoio ou da migração, devem ser enviadas para o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. r, indicando no assunto “Dúvidas sobre processo eletrônico de aquisições/contratações e relacionados”.

Procedimentos

Checklist geral para Aquisições e Contratações Nacionais:

1-      Analisar a real necessidade da demanda, considerando o planejamento da área;

2-      Identificar se o item se enquadra em despesas de uso comum, conforme Portaria da Reitoria n° 163/2017;

3-      Caso seja despesa de uso comum, enviar e-mail para a área responsável indicada na Portaria, a fim de consultar a disponibilidade do item na UFABC. No caso de bem patrimonial, enviar consulta para a Divisão de Patrimônio/CGCCP/ProAd;

4-      Caso não haja disponibilidade, consultar Ata de SRP vigente da UFABC para atender a demanda;

5-      Se não há disponibilidade e não há Ata de SRP vigente, estabeleça a sua demanda considerando produtos/serviços com critérios e práticas de sustentabilidade: maior vida útil e menor custo de manutenção do bem e da obra; características de qualidade, durabilidade e segurança; uso racional de recursos naturais (água, energia, matéria prima etc), destinação de resíduos e logística reversa, reaproveitamento e reciclagem:

5.1 Consultar o Guia Nacional de Licitações Sustentáveis da Advocacia-Geral da União como referência principal para elaboração do TR, considerando: Legislação, Principais determinações, Providências a serem tomadas e Precauções;

5.2 Consultar o CatMat, selecionando a opção Item Sustentável “sim”;

5.2.1 Caso não haja item sustentável cadastrado, utilize código com descrição geral e insira as características de sustentabilidade no campo “especificação” do TR;

5.3 No caso de bem patrimonial, consultar a Prefeitura Universitária para verificar a viabilidade técnica de instalação.

6-      Solicitar a abertura do Processo via SIPAC: https://sig.ufabc.edu.br/sipac/;

7- Juntar os seguintes documentos ao Processo Administrativo:

  1. Formulário de Solicitação de Aquisição e Contratação, disponível na aba “Modelos de Documentos”;
  2. E-mail de resposta à consulta citada no item 3;
  3. E-mail de resposta à consulta citada no item 5.3, se for o caso;
  4.  Termo de Referência ou Projeto básico, conforme modelo disponível na aba “Modelos de Documentos”;
  5. Aprovo do Termo Referência ou Projeto básico, conforme modelo disponível na aba “Modelos de Documentos”;
  6. Painel de Preços/Pesquisa de Mercado, conforme IN 73/2020 e IN 65/2021;
  7. Mapa de Preços;
  8. Despacho do Agente de Planejamento.

 

Normas internas: 

OFÍCIO Nº 52/2021 - CGSA (11.01.09.02) - Nº do Protocolo: 23006.000558/2021-73, de 11.01.2021 - Orientações gerais sobre acesso ao Sistema Comprasnet Contratos - viabiliza os seguintes procedimentos: controle de documentos diversos; controle sobre os prazos de vigência dos contratos; gestão sobre as informações financeiras do contrato; visão global das penalidades aplicadas aos contratados; gerenciamento dos diversos contratos sob a responsabilidade do gestor; e controle sobre o valor desembolsado em cada contrato e sobre todos os contratos do órgão ou entidade.

 

- OFÍCIO Nº 1048 / 2020 - CGSA (11.01.09.02) - Nº do Protocolo: 23006.005135/2020-69 - de 30.06.2020 - Orientações gerais sobre Instrução Normativa que trata da elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares - ETP - para a aquisição de bens e a contratação de serviços e obras, e sobre o Sistema ETP digital.

 

 

- IN 65/2021 - IN que trata da Pesquisa de Preços

- IN 73/2020 - IN que trata da pesquisa de mercado e "Painel de Preços"

- CI nº 004/2017 - Encaminhamento e recebimento dos processos de aquisições e contratações na CGSA no exercício de 2017.

CI nº 015/2015 - Orientação às diversas áreas demandantes quanto ao fluxo e correta instrução dos processos de aquisições e contratações.

CI nº 073/2012 - Orientações quanto a aquisições, contratações, fiscalização de contratos e solicitação de aditivos. 

 - CI nº 681/2011 - Orientações quanto a alterações nos procedimentos de aquisições e contratações.

 

Material de apoio: 

 

I Ciclo de Debates da Administração da PROAD. Clique aqui para ter acesso aos slides da apresentação realizada no dia 15/05/2014. 

Caderno de Logística - PESQUISA DE PREÇO - https://www.comprasgovernamentais.gov.br/images/conteudo/ArquivosCGNOR/2.Caderno-de-Logistica_Pesquisa-de-Precos-2017.pdf

Portal de Compras do Governo Federal - http://www.comprasgovernamentais.gov.br 

Site do Planalto - http://www2.planalto.gov.br/acervo/legislacao 

Caderno de Logística sobre Pesquisa de Preços: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/caderno/pesquisa_precos-02-09.pdf 

Licitações e Contratos – Orientações e Jurisprudência do TCU

Licitações e Contratos Administrativos – Perguntas e respostas – Controladoria Geral da União

Obras públicas: recomendações básicas para a contratação e fiscalização de obras públicas - TCU

Sistema de Registro de Preços – Perguntas e respostas – Controladoria Geral da União

 

 

Material de apoio específico sobre sustentabilidade:

 

Guia 

Advocacia-Geral da União: Guia Nacional de Licitações Sustentáveis da Advocacia-Geral

 

Sites 

Contratações Públicas Sustentáveis – Ministério do Planejamento (MP): http://cpsustentaveis.planejamento.gov.br/ 

Organização das Nações Unidas (ONU) – Agenda 2030 para o Desenvolvimento Sustentável: https://nacoesunidas.org/pos2015/agenda2030/ 

Pesquisa de Resoluções do Conselho Nacional do Meio Ambiente - CONAMA: http://www.mma.gov.br/port/conama/legiano.cfm?codlegitipo=3 

Pesquisa de Acordos Setoriais sobre Logística Reversa: http://sinir.gov.br/web/guest/acordos-setoriais 

Pesquisa de empresas com o Cadastro Técnico Federal/IBAMA: http://www.ibama.gov.br/cadastro-tecnico-federal-ctf

 

Modelos de documentos

MODELOS DIVERSOS:

 

Documento de Formalização da Demanda - Clique aquiNovo!!!

Documento de Formalização da Demanda - COVID-19 - Clique aqui - Novo!!!

Mapa de Preços - Clique aqui
Estudo Técnico Preliminar Digital (ETP Digital) Obrigatório a partir de 01.08.20 - Clique aqui Novo!!!

Mapa de RiscosClique aqui Novo!!!

 

 

 

MODELOS DE TERMOS DE REFERÊNCIA E PROJETOS BÁSICOS:

 

 

 

Projeto Básico para Contratação de Serviços por Dispensa de Licitação - COVID-19 - Clique Aqui Atualizado em 29.06.2020  - Novo!!!

Aquisições/contratações por Dispensa de Licitação - COVID-19 - Clique Aqui Atualizado em 23.03.2020  - Novo!!!

Aquisições de Materiais por Pregão Eletrônico - COVID-19 - Clique Aqui Atualizado em 16.06.2020  - Novo!!!

Contratações de Serviço por Pregão Eletrônico - COVID-19 - Clique Aqui Atualizado em 19.06.2020  - Novo!!!

 

 

Contratações de Cursos de Capacitação - Clique Aqui Atualizado em 05.11.2020  - Novo!!! 

  • 21.06.2021 - Correção das referências dos subitens 15.2.2.4, 15.2.4.1 e 15.3;
  • 14.06.2021 - Correção na numeração dos subitens 15 e subsequentes e correção na redação do subitem 15.4;
  • 05.11.2020 - Correção das referências dos subitens 16.2.4.1, 16.3 e correção na redação do subitem 16.12.

 

 

Aquisição de materiais - Clique aqui Atualizado em 08.09.2020  - Novo!!!

  • 08.09.2020 - Alteração na redação do subitem 18.11 e correção da numeração dos subitens 19 e 20.
  • 24.01.2020 - Alteração do quadro do Item 1.1, inclusão do subitem 17 ("Da garantia contratual dos bens") e correção das referências nos subitens 18.2.5.1 e 18.3.
  • 11.12.2019 - Atualização do texto de Aprovação do TR e do item 3.1.
  • 28.11.2019 - Inclusão do item 18, em atendimento ao Decreto 10.024/2019.
  • 01.10.2019 - Atualização das notas explicativas dos itens 1.1 e 15.
  • 14.08.2019 - Correção nas referências dos itens 17.2.5 e 17.3.
  • 02.08.2019 - Correção de numeração dos itens, atualização das possibilidades de redação do item 1.4 e inclusão dos itens 9 a 12.

 

Contratação de serviço não continuado - Clique aquiAtualizado em 17.06.2021  - Novo!!!

  • 17.06.2021 - Correção na tabela do item 8.1.
  • 08.09.2020 - Alteração na redação do subitem 23.12.
  • 11.12.2019 - Atualização do texto de Aprovação do TR.
  • 28.11.2019 - Alteração da redação do item 25, em atendimento ao Decreto 10.024/2019.
  • 10.10.2019 - Atualização das referências do item 15.22.
  • 01.10.2019 - Atualização das notas explicativas dos itens 1.1 e 21.
  • 14.08.2019 - Correção nas referências dos itens 23.2.4.1. e 23.3. 
  • 02.08.2019 – Correção de numeração dos itens, atualização das possibilidades de redação dos itens 1.5 e 26.1 e inclusão dos itens 10 a 13.

 

 

Contratação de serviço continuado com mão de obra - Clique aqui Atualizado em 17.06.2021  - Novo!!!

  • 17.06.2021 - Correção na tabela do item 8.1.
  • 08.09.2020 - Alteração na redação do subitem 22.12 e correção da numeração do subitem 20.
  • 24.01.2020 - Inclusão de Nota Explicativa no subitem 12.8.3.
  • 11.12.2019 - Atualização do texto de Aprovação do TR.
  • 28.11.2019 - Alteração da redação do item 26, em atendimento ao Decreto 10.024/2019.
  • 01.10.2019 - Atualização das notas explicativas do item 13 e inclusão do subitem 20.13.5.

 

 

Contratação de serviço continuado sem mão de obra - Clique aqui Atualizado em 17.06.2021  - Novo!!!

  • 17.06.2021 - Correção na tabela do item 8.1.
  • 08.09.2020 - Alteração na redação do subitem 20.12.
  • 11.12.2019 - Atualização do texto de Aprovação do TR.
  • 28.11.2019 - Alteração da redação do item 22, em atendimento ao Decreto 10.024/2019.
  • 01.10.2019 - Atualização das notas explicativas do item 1.1.

 

 

 

 

RDC Presencial – Contratação de obras e serviços de engenharia - Clique aqui
RDC Eletrônico - Contratação de obras e serviços de engenharia - Clique aqui - Disponibilizado em 15.09.2014

 

Destaques

 

Informativo sobre Processo Eletrônico

 

Clique aqui Calendário de data limite para recolhimento de GRU

Importante! Desde de Fevereiro de 2019, a gestão do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP está sob responsabilidade da Superintendência de Gestão de Pessoas - SuGePe.

CI nº 018/2018 - Decreto nº 9.428/2018, que altera Decreto nº 93.872/1986 para dispor sobre despesas inscritas em restos a pagar não processados.

IN 73/2020 - IN que trata da pesquisa de mercado e "Painel de Preços"

A partir de 03/10/2016, a CGSA deixou de utilizar o sistema de movimentação de processos em Access, passando a movimentar processos somente no módulo SIPAC/Protocolo. Clique aqui para mais informações.

Processos Físicos - Clique aqui para acessar os novos procedimentos de abertura e tramitação de processos.