Uso do meio eletrônico para a instrução do processo administrativo de aquisições/contratações, nacionais e internacionais na UFABC
Desde 15 de março de 2021 a abertura, instrução e encaminhamento dos processos de aquisições/contratações, nacionais e importados, acompanhamento/fiscalização de contratos, pagamentos e notificações são realizados de acordo com os fluxos disponibilizados no Painel de Processo Eletrônico da UFABC, exclusivamente via SIG-SIPAC, extinguindo-se o uso do papel nos processos desse tipo abertos após a data supracitada.
De acordo com o fluxo informado no Portal do Processo Eletrônico, a primeira etapa é o cadastro da Solicitação de Aquisição/Contratação de Serviço como um Documento Avulso, conforme passos definidos no Manual de Cadastro de Documento Avulso, seguido da autuação do Processo Eletrônico apresentado no Manual Cadastrar ou Autuar Processos Internos.
No momento da abertura do processo, o código a ser utilizado para os processos de aquisições/contratações, nacionais e importados é o “031 – Aquisição / Contratação de Prestação de Serviço”. O mesmo código deverá ser utilizado para os processos de notificação e pagamento relacionados.
Pede-se que seja feita a utilização do campo “Assunto Detalhado”, para descrever o processo e os documentos cadastrados, objetivando facilitar as buscas futuras. No caso dos processos, recomendamos o uso do assunto sugerido dentro dos fluxos e, para os documentos, o uso de palavras-chave que representem as suas características.
Após a abertura do processo, os demais documentos devem ser cadastrados diretamente no processo, conforme definido no Manual Adicionar Novos Documentos a Processos.
O novo fluxo de tramitação é bastante similar ao já realizado no ambiente temporário desde 2020. Contudo, uma boa parcela dos documentos passa a ser elaborada de forma nato-digital e temos uma variedade maior de tipos de documentos para melhor identificação daqueles que formam o processo.
A título de exemplo, informamos que os despachos passam a ser nato-digitais, devendo ser elaborados diretamente no SIG-SIPAC e não mais como um documento .pdf a ser anexado ao sistema. Com isso, como após a assinatura já são incluídos automaticamente os dados dos signatários, com a indicação da data e horário em que estes assinaram os documentos, não é necessário incluir os dados dos signatários no corpo do despacho. Por este e outros motivos, destacamos a importância de seguir as etapas sequenciais dos fluxos de forma estrita, utilizando os documentos correlatos, para que o procedimento padrão seja respeitado.
Reforça-se, ainda, que ao cadastrar os documentos, a natureza a ser utilizada é “Ostensivo”, permitindo que os documentos assinados sejam visíveis aos interessados, visto que os processos dessa natureza são públicos. Quando da elaboração ou juntada de documentos, deve-se, sempre que possível, evitar o uso de dados sensíveis, tais como RG e CPF, podendo substituir essas informações pelo SIAPE quando tratar de identificação de servidores.
Cumpre esclarecer que os processos que foram abertos antes de 15 de março, deverão seguir os procedimentos e fluxos adotados no ano de 2020, sendo a instrução e tramitação realizada no ambiente temporário do SIG/SIPAC até o seu encerramento.
Reforçamos que somente os processos cujos fluxos já foram migrados para o meio eletrônico podem ser instruídos via SIG-SIPAC. Para maiores informações sobre os tipos de processos que devem tramitar no formato eletrônico, orientamos que seja consultado o Portal de Processo Eletrônico da UFABC. Havendo interesse em migrar outros tipos de processos para o meio eletrônico, deve ser consultado o Plano de Transição, que estabelece as diretrizes gerais da implantação.
Por todo o exposto, é importante que todos os servidores acessem o Portal de Processos Eletrônicos da UFABC, onde são relacionados todos os tipos de processos migrados para o formato eletrônico e disponibilizados os tutoriais e os fluxos mapeados, com a indicação do tipo de documento e respectivo formato (nato-digital ou *.pdf) a ser utilizado em cada uma das etapas.
As dúvidas que surgirem após leitura do material de apoio ou da migração, devem ser enviadas para o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. , indicando no assunto “Dúvidas sobre processo eletrônico de aquisições/contratações e relacionados”.
