Ambiente Temporário
O ambiente temporário do sistema, disponibilizado a partir de 14 de abril de 2020, foi criado diante da necessidade do trabalho remoto durante o período de pandemia para possibilitar a instrução dos processos físicos abertos durante a sua vigência e anteriormente à sua implantação.
De acordo com a Portaria nº 2622/2022-REIT de 20 de julho de 2022, publicada no Boletim de Serviço nº 1162 de 22 de julho de 2022, a partir de 1º de agosto de 2022, o uso do ambiente temporário ficará restrito à instrução dos processos híbridos e não híbridos nele tratados e que ainda estejam vigentes ou pendentes de conclusão. Abaixo estão descritas algumas recomendações para auxiliar a instrução dos processos administrativos neste ambiente.
1. Recomendações para a digitalização de documentos
Configurar o equipamento para que a digitalização seja realizada com resolução de 150 DPI. Essa configuração mínima da digitalização de documentos é fundamental para garantir a legibilidade das informações. Pedimos, por gentileza, que não enviem documentos com resolução inferior a 150 DPI. Compete ao responsável pela digitalização se certificar de que os documentos digitalizados permitam a leitura. Documentos com caracteres muito pequenos, caso sejam inelegíveis após a digitalização, deverão adotar resolução maior.
Preparar os processos para a digitalização, verificando se as páginas não contêm dobras, objetos metálicos, ou quaisquer obstruções que possam danificar os equipamentos durante o serviço.
Digitalizar em arquivos separados conforme os volumes de processo, evitando assim a criação de arquivos PDF com grande tamanho, que consequentemente levarão muito tempo para serem carregados no sistema.
Reduzir documentos com tamanho superior à folha A4 a fim de caber na folha;
Digitalizar cuidadosamente documentos frágeis, como notas fiscais, inserindo-os na prancha com do leitor óptico do scanner para que não sofram danos; (Não inserir na bandeja de entrada do equipamento).
Verificar a integridade do documento digitalizado antes de proceder com o carregamento deste no sistema.
2. Procedimentos a serem adotados para adicionar atos normativos e oficiais em processos no ambiente temporário
Se necessários à instrução do processo no ambiente temporário, os documentos normativos e oficiais (Ofício, Portaria, Resolução e Ato Decisório) deverão ser cadastrados e gerados no ambiente de produção e, em seguida, baixados no formato PDF para serem anexados ao processo digitalizado no ambiente temporário.
Para baixar o arquivo PDF, clique sobre o número de protocolo do documento cadastrado e depois no ícone "Baixar Arquivo (PDF)" na barra de ícones localizada na parte superior da tela de visualização do documento.
Após baixado o arquivo, siga os passos do tópico seguinte para anexar o documento ao processo.
3. Procedimentos a serem adotados para adicionar novos documentos em processos no ambiente temporário.
1. A partir da "Mesa Virtual", clique na barra de opções localizada no canto superior direito e selecione a opção "Processos na Unidade".
2. Clique no ícone localizado em frente ao número do processo que deseja adicionar o novo documento, pare o mouse na guia "Adicionar Documento" e depois clique em "Adicionar Novo Documento".
3. Digite "Documento" no campo "Tipo de Documento". É necessário selecionar o documento na lista.
4. Informe o assunto do documento no campo "Assunto Detalhado". É opcional a utilização do campo "Observações".
5. Selecione a opção "Anexar Documento Digital" no campo "Forma do Documento".
6. Selecione a opção "Documento Interno" no campo "Origem do Documento" e preencha os seguintes campos:
a. Data do documento;
b. Data do recebimento: utilize o botão "Copiar data do documento";
c. Responsável pelo recebimento - campo opcional;
d. Arquivo digital: clique em e escolha o documento digital a ser anexado.
7. Clique em "Adicionar Documento".
8. Na listagem "Documentos Pendentes de Assinantes", adicione os assinantes do(s) documento(s), valide a sua assinatura e clique em "Inserir Documentos no Processo".
9. Na listagem "Documentos no Processo", utilize os ícones caso deseje alterar a ordem dos documentos no processo ou o ícone para remover um documento.
10. Clique em "Finalizar".
