1. O que é tombamento?
R: Tombamento é a incorporação de um determinado bem aos ativos da UFABC. No momento de sua entrada, cumpridas as exigências de aceitação, é atribuído ao bem um número sequencial de patrimônio para identificação.
2. Como se dá a responsabilidade pelo bem adquirido ou incorporado pela UFABC?
R: A responsabilidade pelo bem pode se dar de duas formas:
a. Através da localidade do bem;
b. Através do acautelamento do bem para determinado servidor.
3. Como funciona a responsabilidade pela localidade do bem?
R: O sistema SIG em seu módulo de Patrimônio requer que cada ambiente nele registrado tenha atribuído um responsável. Em regra, este responsável é a autoridade instituída ou aquela por ele delegado. Exemplo:
A Coordenação de Gestão de Compras, Contratos e Patrimônio, localizada no Bloco A – 02º Andar, poderia estar sob a responsabilidade da Pró-reitora de Administração, contudo foi delegada a própria Coordenação a responsabilidade do local.
Desta forma, todos os bens ali alocados, que não forem acautelados para determinado servidor específico, estarão em sistema atrelados ao responsável pelo local em razão de seu cargo.
4. Como funciona a responsabilidade por acautelamento?
R: quando um bem é acautelado, significa que ele foi colocado pessoalmente sob a responsabilidade do servidor. Diferentemente daqueles que têm sua responsabilidade definidos pela localidade, estes estão atrelados diretamente ao SIAPE do servidor, não em razão do cargo que ocupam, mas por estarem sendo pessoalmente utilizados por ele.
As cautelas são por tempo determinado. O sistema, em regra, faz a contagem de 01 (um) ano e elas devem ser revalidadas pelos seus responsáveis através do portal administrativo do SIPAC.
5. Na função de direção, chefia ou assessoramento, estou recebendo constantes comunicações por e-mail de movimentação de bens, o que isto significa?
R: O sistema SIG tem como parâmetro informar os servidores nestas funções de cada área que tiverem algum bem movimentado. Por exemplo:
A Pró-reitoria de administração será informada por e-mail todas as vezes que alguma área a ela atrelada registrar algum tipo de movimentação, entrada de bens, saída de bens ou acautelamento. Se um computador for fornecido para a Divisão de Contratos, o sistema informará através de e-mail os dirigentes da:
• Divisão de Contratos;
• Da Coordenação-geral de compras, contratos e patrimônio;
• Da Pró-reitoria de administração.
Isso não significa necessariamente que um bem foi colocado sob a guarda daqueles que foram informados pela notificação eletrônica, mas apenas que houve uma movimentação de bens em alguma das áreas relacionadas a eles.
Já foi solicitado aos desenvolvedores que o sistema notifique apenas os responsáveis pelos locais e não os dirigentes de maneira generalizada. Centralizando a informação nas pessoas que guardam relação com a movimentação.
6. Como faço para consultar as localidades que estão sob minha responsabilidade?
R: A consulta de localidades pode ser realizada através do Portal Administrativo do SIPAC.
a. Acessar a opção "Patrimônio Móvel";
b. Clicar em "Consultar Localidades";
c. Utilizar o critério de busca desejado;
d. As informações serão exibidas abaixo em "Localidades Encontradas";
e. Os detalhes da localização podem ser visualizados clicando no ícone "Lupa".
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7. Se eu for instituído como responsável por alguma localidade, serei responsável pelos bens nela alocados?
R: Sim. Contudo, isso se deve apenas pelo gerenciamento da localidade. O servidor se torna pessoalmente responsável através do acautelamento. No momento em que o servidor deixar de ocupar a função, ele deverá transferir a responsabilidade da localidade para o novo responsável. Esta ação transfere a localidade e todos os bens nela disposto para o novo servidor que deverá realizar também o aceite no sistema.
8. Como realizo a transferência de localidade para outro servidor?
R: Para realizar a transferência de localidade para outro servidor o Portal Administrativo do SIPAC deverá ser acessado, em seguida:
a. Acessar a opção "Patrimônio Móvel";
b. Clicar em "Transferir responsabilidade de localidade";
c. Na listagem de localidades, escolher a localidade a ser transferida e clicar no sinal de "+";
d. Verificar se a localidade adicionada corresponde a desejada e continuar;
e. Informar o nome do servidor a receber a localidade;
O sistema ao fim informará que a transferência de responsabilidade de localidade foi cadastrada com sucesso, ficando pendente apenas de aceite pelo servidor indicado.
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9. Como funciona o acautelamento de bens?
R: o acautelamento de bens é a denominação usada pelo sistema SIG para definir que um bem ou um conjunto de bens foi colocado sob a responsabilidade de um servidor de maneira direta. Sem intermédio de localidades.
O que definimos, em regra, como bens de uso personalíssimo.
O sistema SIG gera um termo de acautelamento para cada conjunto de bens colocados sob a responsabilidade direto do servidor para cada localidade. Este Termo de Acautelamento pode receber mais bens ao longo do tempo ou também pode ter seu número reduzido. Contudo, haverá apenas um termo para cada servidor em cada localidade. Se um servidor tiver bens acautelados em mais localidades, o sistema gerará outros Termos de Acautelamento para cada localidade. Por exemplo:
Um docente tem um conjunto de bens acautelados em sua sala sob o Termo de Acautelamento 01/2024. Agora ele receberá mais um bem. O sistema definirá que o documento 01/2024 terá a inclusão de mais um bem ao invés de gerar o documento 02/2024. Contudo, este docente também deseja ter um bem acautelado em um laboratório por ele utilizado, desta forma, não havendo nenhum termo de acautelamento previamente aberto neste laboratório, o sistema permitirá que seja aberto um novo nesta condição.
10. O que seriam bens de uso personalíssimo?
R: São os bens que são colocados diretamente para uso de determinado servidor. Aqueles que ele utiliza exclusivamente em suas rotinas nos campi da UFABC. Tais como:
a. Computadores;
b. Monitores;
c. Assentos;
d. Estações de Trabalho;
e. Armários;
Podem-se incluir neste rol outros bens que por identificação do servidor são tutelados por ele de maneira muito próxima ou direta. Neste caso, opta-se pela abertura de acautelamentos, retirando da localidade a responsabilidade do bem. Estes bens ficarão atrelados ao SIAPE do servidor até serem devolvidos por motivos de:
a. Quitação de débitos;
b. Não mais utilização dos bens;
c. Transferência de localidade ou responsável.
11. Recebi bens através de um acautelamento, como assinar o termo?
R: Para assinar um termo de acautelamento, deve-se acessar o Portal Administrativo do SIPAC, em seguida:
a. Acessar a opção "Patrimônio Móvel";
b. Clicar em "Acautelamento";
c. Na listagem de localidades, escolher a opção "Assinar Termo de Acautelamento";
d. Verificar as informações apresentadas e clicar no ícone de prosseguir;
e. Confirmar o recebimento através de senha pessoal;
Após este procedimento, o bem estará sob responsabilidade do servidor na localização indicada.
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12. Doações
12.1 - Instituição: Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CNPq.
1. Sou docente e tenho um projeto financiado pelo CNPq, como é realizada a doação para a UFABC?
De acordo com a Portaria CNPq Nº 914, de 1º de julho de 2022.
Art. 59. Os bens gerados ou adquiridos no âmbito de projetos serão incorporados, desde sua aquisição, ao patrimônio da Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação (ICT) à qual o coordenador ou pesquisador beneficiado estiver inculado, conforme estabelecido no artigo 13 da Lei nº 13.243, de 11 de janeiro de 2016.
Parágrafo único. Será de responsabilidade do pesquisador e da ICT a forma de incorporação dos bens à instituição.
Desta forma, o pesquisador que tiver um projeto em andamento e em posse do documento denominado TERMO DE OUTORGA, poderá a qualquer momento acionar a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO para a abertura do processo referente às incorporações.
2. Após a entrega de cópia de TERMO DE OUTORGA para a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO, como se dá o procedimento de incorporação?
Com o TERMO DE OUTORGA, será aberto um processo administrativo referente à incorporação dos bens adquiridos. O pesquisador será indicado como interessado no processo para que possa acompanhar cada movimentação dele. Conforme determinado pelo CNPq os bens serão incorporados a cada nova aquisição, desta forma o pesquisador deverá acionar a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO a cada novo bem adquirido, com cópia da nota fiscal correspondente para que seja anexada ao processo. Com a Nota Fiscal devidamente anexada ao processo, é então gerado o número patrimonial para ser afixado ao bem.
3. Quais outras ações são necessárias para a incorporação do bem adquirido por projeto financiado pelo CNPq?
Além da nota fiscal, o pesquisador deverá informar a localidade do bem e a data oportuna para que seja agendada a afixação de plaqueta patrimonial. Data em que ele deverá indicar fisicamente o bem adquirido ou alguém que o possa.
4. Quem é parte legítima para assinar a documentação junto do CNPq?
De acordo com a portaria da Reitoria Nº 3567/2023, os Diretores de Centro têm competência delegada para assinar a documentação referente às cessões de uso e doações referentes aos projetos de pesquisa financiados por agências de fomento.
5. E enquanto o bem não é doado, quais as orientações da Divisão de Patrimônio para a utilização do bem nas dependências da UFABC?
Durante o projeto, é importante que os responsáveis preencham via SIPAC o documento denominado DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS. O passo-a-passo para o seu preenchimento encontra-se disponível no seguinte endereço:
Passo_a_passo_para_declarar_bem_de_propriedade_de_terceiros_-_1.1
Importante lembrar que, conforme informação da Prefeitura Universitária, responsável pelo contrato de seguro dos campi, estes bens NÃO ESTÃO CONTEMPLADOS PELO SEGURO, desta forma a documentação garante apenas a entrada e saída dos bens dos prédios.
É importante também que os responsáveis identifiquem os bens com etiqueta visual, fazendo constar o nome do responsável, o projeto e a instituição financiadora para evitar que os bens sejam confundidos com outros projetos ainda em andamento.
6. Sou aluno, contudo tenho um projeto financiado pelo CNPq, como proceder?
Neste caso, é recomendado que as incorporações sejam realizadas através do orientador responsável. Não é possível atribuir responsabilidades por bens sem um SIAPE ativo.
12.2 - Instituição: Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo – FAPESP.
1. Sou docente e tenho um projeto financiado pela FAPESP, como é realizada a doação para a UFABC?
Em regra, os projetos FAPESP são incorporados após a sua prestação de contas. Logo após a financiadora emite o documento denominado TERMO DE ACEITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOMÍNIO DE MATERIAIS POR CESSÃO E USO E/OU DOAÇÃO.
Com a emissão deste documento e as respectivas assinaturas, o docente responsável pode procurar a Divisão de Patrimônio para que sejam iniciadas as tratativas de incorporação.
2. Quem é parte legítima para assinar a documentação junto da FAPESP?
De acordo com a portaria da Reitoria Nº 3567/2023, os Diretores de Centro têm competência delegada para assinar a documentação referente às cessões de uso e doações referentes aos projetos de pesquisa financiados por agências de fomento.
3. Após a entrega do TERMO DE ACEITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOMÍNIO DE MATERIAIS POR CESSÃO E/OU DOAÇÃO, como se dá o procedimento de incorporação?
Com o TERMO DE ACEITAÇÃO, será aberto um processo administrativo referente à incorporação dos bens adquiridos ao longo do processo. O pesquisador será indicado como interessado no processo. Os bens constantes no documento anexo denominado RELAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE serão cadastrados no sistema de gerencialmente patrimonial recebendo suas respectivas numerações de tombamento.
O responsável pelo projeto será acionado via e-mail para que possa agendar a data oportuna para acompanhar o emplaquetamento dos bens. Neste momento é importante que os todos os bens listados pela FAPESP estejam no campus e em local certo.
Após a completa incorporação dos bens, a Divisão de Patrimônio oficiará a FAPESP sobre a conclusão das incorporações.
4. Tive um problema com um dos itens adquiridos pelo projeto, como proceder?
Todos os bens que tiverem algum tipo de ocorrência, seja por perda, furto ou funcionamento inadequado devem ser informados à FAPESP para providências da própria agência financiadora.
5. Iniciei meu projeto pela UFABC, mas estou de mudança para outra instituição, como proceder?
No caso de projetos em andamento cujo responsável irá realizar mudança de instituição, a FAPESP deverá ser acionada. Ela irá redirecionar à doação de acordo com suas próprias normas e diretrizes, sendo liberada a saída dos bens relacionados ao projeto através de preenchimento do documento DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS.
6. E enquanto o bem não é doado, quais as orientações da Divisão de Patrimônio para a utilização do bem nas dependências da UFABC?
Durante o projeto, é importante que os responsáveis preencham via SIPAC o documento denominado DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS. O passo-a-passo para o seu preenchimento encontra-se disponível no seguinte endereço:
Passo_a_passo_para_declarar_bem_de_propriedade_de_terceiros_-_1.1
Importante lembrar que, conforme informação da Prefeitura Universitária, responsável pelo contrato de seguro dos campi, estes bens NÃO ESTÃO CONTEMPLADOS PELO SEGURO, desta forma a documentação garante apenas a entrada e saída dos bens dos prédios.
É importante também que os responsáveis identifiquem os bens com etiqueta visual, fazendo constar o nome do responsável, o projeto e a instituição financiadora para evitar que os bens sejam confundidos com outros projetos ainda em andamento. Especialmente no caso de bens oriundos de projeto FAPESP cujos tombamentos são realizados apenas ao término do projeto.
7. Sou aluno, contudo tenho um projeto financiado pela FAPESP, como proceder?
Neste a FAPESP emitirá documento denominado TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL PERMANENTE. É um documento de doação simplificado, contudo exerce a mesma função. É importante que o aluno indique seu orientador ou algum outro servidor com SIAPE ativo para as incorporações dos bens. Somente após a completa incorporação da listagem emitida pela FAPESP é que é emitido o ofício de conclusão da doação para a agência.
8. Adquiri bens através de um projeto e preciso utilizá-los além da sede da instituição, posso fazê-lo?
Segundo as normas da FAPESP, no seu item 3.1.7. c) o outorgado deverá contratar seguro específico até que seja efetuada a doação, podendo este ser custeado com recursos específicos do próprio projeto, contudo, em caso da não contratação do seguro, o outorgado arcará com a restituição financeira à FAPESP em caso de sinistro.
12.3 - Pessoas Físicas ou Jurídicas de Direto Privado
1. Há uma pessoa física de direito privado interessada em promover uma doação à UFABC, como proceder?
As doações realizadas por pessoas físicas de direito privado são reguladas pelo Decreto Nº 9.764, de 11 de abril de 2019 e pela Instrução Normativa Nº 6, de 12 de agosto de 2019.
As doações são realizadas através do sistema Doações gov.br.
Uma vez cadastrada a doação direcionada à UFABC, ela poderá ou não ser aceita, dependendo da conveniência e de eventuais vedações por conflito de interesse listadas na legislação.
As pessoas físicas poderão ofertar as doações mediante login Gov.br.
2. Há uma pessoa jurídica de direito privado interessada em promover uma doação à UFABC, como proceder?
Assim como as pessoa físicas, as doações por pessoa jurídica de direito privado são reguladas pelo Decreto Nº 9.764, de 11 de abril de 2019 e pela Instrução Normativa Nº 6, de 12 de agosto de 2019.
As doações são realizadas através do sistema Doações gov.br.
Uma vez cadastrada a doação direcionada à UFABC, ela poderá ou não ser aceita, dependendo da conveniência e de eventuais vedações por conflito de interesse listadas na legislação.
As pessoas jurídicas de direito privado deverão efetuar as doações por meio de representante legal.
3. O doador é estrangeiro, também é necessária a utilização do Doações GOV?
Conforme Art. 6º da IN Nº 06/2019, os doadores estrangeiros também deverão, por meio de representante legal ou procurador, utilizando-se de CPF, utilizar o sistema por meio de cadastro Gov.br
4. Como se dá a formalização da doação após a aceitação da UFABC?
Se o valor da doação de bem móvel corresponder a R$ 59.906,02, será então formalizada através de declaração firmada pelo doador. Com modelo disponível em:
Se o valor for superior, então por Termo de Doação. Com modelo disponível em:
Ambos os documentos poderão ser preenchidos pelas áreas interessadas. Os dirigentes são parte legítima para receber as doações direcionadas e de interesse institucional, conforme Portaria Nº 3567/2023 – REIT. Protocolo: 23006.016565/2023-59.
