Dúvidas frequentes

1. O que é tombamento?
R: Tombamento é a incorporação de um determinado bem aos ativos da UFABC. Do momento de sua entrada, cumpridas as exigências de aceitação, é atribuído ao bem um número sequencial de patrimônio para identificação.

2. O que é um Termo de Responsabilidade?
R: Termo de Responsabilidade é o documento comprobatório que descreve em seu corpo o número patrimonial, a descrição resumida do bem, o seu guardião, a alocação, número de série, valores etc. É através dele que se tem a carga patrimonial para usuário previamente determinado, conforme a I.N 205/88.

3. Sou pessoalmente responsável pelos bens sob minha guarda?
R: Sim. Todos os bens postos sob a guarda do servidor, descritos em termo de responsabilidade devidamente assinado estão sob a responsabilidade do servidor. É de responsabilidade do servidor, além do zelo, proteção e guarda do bem, a solicitação de manutenção às áreas responsáveis ou a comunicação de qualquer irregularidade.

4. Devo manter registro próprio dos documentos por mim assinados, tal qual mantê-los organizados e conservados?
R: Sim. É necessário que as áreas tenham registro próprio de entradas e saídas solicitadas, tal quais os documentos correspondentes organizados. Todo termo emitido pela Divisão de Patrimônio terá cópia para ser entregue e mantida por aqueles de interesse.

5. Onde são recebidos os bens adquiridos?
R: Todos os bens recém-adquiridos serão, preferencialmente, recebidos no almoxarifado central, salvo em casos como:
• Grande volume;
• Valor;
• Fragilidade;
• Complexidade;
• Necessidade de instalação em local fixo;
• Acordos entre as áreas.

Nesses casos, deverá a área demandante ou o fiscal do contrato informar à Divisão de Patrimônio previamente ao agendamento de entrega dos materiais o local específico para o recebimento.

6. Recebi um bem em minha divisão e não no almoxarifado central, como proceder?
R: Primeiramente, deve-se conferir se o bem entregue está em conformidade com a nota fiscal emitida e se esta, por sua vez, corresponde ao seu empenho. Depois providenciar o aceite do material e o atesto da nota fiscal junto do fiscal contatando-o. Tendo realizado estes procedimentos, enviar a nota fiscal à Divisão de Patrimônio e informar em despacho ou em seu verso o local e o responsável pelo objeto.

7. Quais os procedimentos adotados para a realização o tombamento?
R: Para realizar o tombamento, deve-se primeiro ter ocorrido:
a) O recebimento do material;
b) A conferência por parte do(s) fiscal(s);
c) Aceite do material através do atesto no verso da nota;
d) Informação do local onde o material será alocado permanentemente;
e) Informação do responsável pelo bem.

Após esses cinco requisitos, será emitido um termo de responsabilidade em nome do agente correspondente e o posterior emplaquetamento.

8. O que é e quais os procedimentos adotados para a realização do emplaquetamento?
R: O emplaquetamento é a fixação de plaqueta com numeração correspondente a do tombamento.

9. O que é aceite temporário?
R: Todas as vezes que um material é entregue e não é recebido pelo seu fiscal, o aceite é o temporário ou recebimento provisório, para efeito de posterior verificação da conformidade por aqueles que o adquiriram.

10. O que é ateste ou aceite definitivo?
R: É quando, recebido os produtos da aquisição, o fiscal declara através de carimbo que ele corresponde aquilo que foi empenhado e descrito no processo correspondente.

11. O produto entregue apresenta inconformidades, o que fazer?
R: Como fiscal, nos termos do item 3.7 da IN Sedap 205/88, deverá providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega.

12. O produto entregue está correto, mas sua descrição nos documentos fiscais não corresponde ao empenho, o que fazer?
R: O fiscal deverá providenciar a regularização dos documentos de acordo com a CI CGFC/DAF 31/2011 disponível no seguinte link: http://proad.ufabc.edu.br/images/Financas/CI-31-2011-validacao-do-danfe-encaminhado-para-pagamento-enviado-em-08-07-2014.pdf. E a Disposição Interna CGFC Nº 3 disponível no link: http://proad.ufabc.edu.br/images/Financas/Disposicao-interna-03-carta-de-correcao-enviado-em-08-07-2014.pdf.

13. Quando sei que uma Nota Fiscal deve passar pelo Patrimônio antes de ser entregue para o pagamento na CGFC?
R: Todas as Notas Fiscais empenhadas com ND: 44 que poderá ser observada próxima à descrição e quantitativos dos objetos empenhados deverão, necessariamente, serem repassadas à Divisão de Patrimônio antes de serem enviadas para pagamento sob o risco de serem devolvidas, atrasando todo o processo de pagamento.

14. Quem realiza o transporte dos objetos armazenados no almoxarifado central aos locais de alocação definidos?
R: pequenos volumes, a própria Divisão de Patrimônio dispõe-se, grandes cargas dependem da disponibilidade ajudantes que podem ser solicitados pelos fiscais juntos a Divisão de Serviços Gerais da Prefeitura Universitária.

15. O que é movimentação?

16. Desejo movimentar um bem de um local a outro, como devo proceder?
R: Você deve, primeiramente, solicitar à Divisão de Patrimônio a autorização para movimentá-lo. Isso é feito através do preenchimento da "solicitação de movimentação". Após o adequado preenchimento, você deverá encaminhá-lo ao e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. . Feito isso e todas as informações constantes na solicitação estiverem adequadas, será emitido um "termo de movimentação" que configura a expressa autorização e ciência da Divisão de Patrimônio com relação à movimentação solicitada.

17. Quais os tipos de movimentação existentes?
R: Há 04 (quatro) tipos de movimentação:
• Mudança de local;
• Transferência de responsabilidade;
• Manutenção;
• Empréstimo.

18. Onde posso retirar o Termo de Movimentação emitido?
R: Os "termos de movimentação" são enviados via SIPAC para os servidores responsáveis pelos bens movimentados. Devendo ser assinados digitalmente via sistema. Após as assinaturas, o documento estará disponível para consulta e impressão se necessária.

19. O que são os campos: responsável de origem e responsável de destino constantes no Termo de Movimentação?
R: Responsável de origem é o atual detentor da carga patrimonial, é ele que está cedendo de sua guarda os bens movimentados; responsável de destino é o novo detentor da carga patrimônio, é aquele que irá receber sob seus cuidados os bens cedidos.

20. O responsável de origem e o responsável de destino podem ser a mesma pessoa?
R: Sim. Isso ocorre quando o bem é movimentado, mas sem a transferência de responsabilidade. O bem não está tendo sua guarda alterada, apenas a sua alocação.

21. Com o termo de movimentação em mãos, posso movimentar os bens mesmo antes de colher as assinaturas?
R: Não. Apesar de o termo expressar a autorização e a ciência da Divisão de Patrimônio ainda é necessário que o responsável de origem, atual detentor da carga e regular responsável, tenha previamente assinado o documento.

22. Quantas vias eu deverei imprimir do "termo de movimentação"?
R: Dependerá da maneira em que ocorrerá a movimentação:
Se o bem não sair do prédio:
• Uma para ser devolvida à Divisão de Patrimônio;
• Uma para ficar em posse do responsável de origem;
• Uma para ficar em posse do responsável de destino.
Se o bem sair do prédio:
• Uma para ser devolvida à Divisão de Patrimônio;
• Uma para ficar em posse do responsável de origem;
• Uma para ficar em posse do responsável de destino;
• Uma para ser entregue na saída do bem à Segurança;
• Uma para ser entregue na entrada do bem à Segurança.

23. Fiz o pedido de movimentação, mas desejo cancelá-la ou não concretizá-la, o que devo fazer?
R: Será necessário que entre ao menor tempo em contato com a Divisão de Patrimônio para informar do cancelamento. Se o termo já tiver sido emitido, informar também sua numeração para o cancelamento no sistema.

24. Minha movimentação envolve bens de informática (computador, monitor etc), como proceder?
R: Os bens de informática passam primeiro pelo NTI. Deve-se ser aberto um chamado através do portal <http://nti.ufabc.edu.br/>. São eles que repassarão à Divisão de Patrimônio a solicitação.

25. Como realizar a movimentação de um bem sem plaqueta de numeração?
R: Deve-se preencher normalmente a "solicitação de movimentação" e informar todos os dados normalmente. Se houver algum dado específico sobre o bem como, por exemplo, número de nota fiscal, número de nota de empenho, se é compra recente ou não. A Divisão de Patrimônio tentará através dos cadastros localizar a numeração do bem solicitado, não sendo possível, será emitida uma autorização de saída que deve, em todos os casos, ser assinada nos mesmos moldes do Termo de Movimentação.

26. Devemos manter registro próprio das movimentações?
R: É recomendado. Para um melhor controle documental e histórico das áreas. Em casos de empréstimos, as áreas devem obrigatoriamente manter esses registros.

27. Todas as movimentações devem ser informadas ao Patrimônio?
R: Sim, salvo os casos de empréstimos por tempo menor do que 05 (cinco) dias. Lembrando que é de responsabilidade da área o controle próprio do empréstimo. 

28. Doações

28.1 - Instituição: Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CNPq.

1. Sou docente e tenho um projeto financiado pelo CNPq, como é realizada a doação para a UFABC?

De acordo com a Portaria CNPq Nº 914, de 1º de julho de 2022. 

Art. 59. Os bens gerados ou adquiridos no âmbito de projetos serão incorporados, desde sua aquisição, ao patrimônio da Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação (ICT) à qual o coordenador ou pesquisador beneficiado estiver inculado, conforme estabelecido no artigo 13 da Lei nº 13.243, de 11 de janeiro de 2016.

Parágrafo único. Será de responsabilidade do pesquisador e da ICT a forma de incorporação dos bens à instituição.

Desta forma, o pesquisador que tiver um projeto em andamento e em posse do documento denominado TERMO DE OUTORGA, poderá a qualquer momento acionar a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO para a abertura do processo referente às incorporações.

2. Após a entrega de cópia de TERMO DE OUTORGA para a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO, como se dá o procedimento de incorporação?
Com o TERMO DE OUTORGA, será aberto um processo administrativo referente à incorporação dos bens adquiridos. O pesquisador será indicado como interessado no processo para que possa acompanhar cada movimentação dele. Conforme determinado pelo CNPq os bens serão incorporados a cada nova aquisição, desta forma o pesquisador deverá acionar a DIVISÃO DE PATRIMÔNIO a cada novo bem adquirido, com cópia da nota fiscal correspondente para que seja anexada ao processo. Com a Nota Fiscal devidamente anexada ao processo, é então gerado o número patrimonial para ser afixado ao bem.

3. Quais outras ações são necessárias para a incorporação do bem adquirido por projeto financiado pelo CNPq?
Além da nota fiscal, o pesquisador deverá informar a localidade do bem e a data oportuna para que seja agendada a afixação de plaqueta patrimonial. Data em que ele deverá indicar fisicamente o bem adquirido ou alguém que o possa.

4. Quem é parte legítima para assinar a documentação junto do CNPq?
De acordo com a portaria da Reitoria Nº 3567/2023, os Diretores de Centro têm competência delegada para assinar a documentação referente às cessões de uso e doações referentes aos projetos de pesquisa financiados por agências de fomento.

5. E enquanto o bem não é doado, quais as orientações da Divisão de Patrimônio para a utilização do bem nas dependências da UFABC?
Durante o projeto, é importante que os responsáveis preencham via SIPAC o documento denominado DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS. O passo-a-passo para o seu preenchimento encontra-se disponível no seguinte endereço:

Passo_a_passo_para_declarar_bem_de_propriedade_de_terceiros_-_1.1

Importante lembrar que, conforme informação da Prefeitura Universitária, responsável pelo contrato de seguro dos campi, estes bens NÃO ESTÃO CONTEMPLADOS PELO SEGURO, desta forma a documentação garante apenas a entrada e saída dos bens dos prédios.
É importante também que os responsáveis identifiquem os bens com etiqueta visual, fazendo constar o nome do responsável, o projeto e a instituição financiadora para evitar que os bens sejam confundidos com outros projetos ainda em andamento.

6. Sou aluno, contudo tenho um projeto financiado pelo CNPq, como proceder?
Neste caso, é recomendado que as incorporações sejam realizadas através do orientador responsável. Não é possível atribuir responsabilidades por bens sem um SIAPE ativo.

28.2 - Instituição: Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo – FAPESP.

1. Sou docente e tenho um projeto financiado pela FAPESP, como é realizada a doação para a UFABC?
Em regra, os projetos FAPESP são incorporados após a sua prestação de contas. Logo após a financiadora emite o documento denominado TERMO DE ACEITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOMÍNIO DE MATERIAIS POR CESSÃO E USO E/OU DOAÇÃO.
Com a emissão deste documento e as respectivas assinaturas, o docente responsável pode procurar a Divisão de Patrimônio para que sejam iniciadas as tratativas de incorporação.

2. Quem é parte legítima para assinar a documentação junto da FAPESP?
De acordo com a portaria da Reitoria Nº 3567/2023, os Diretores de Centro têm competência delegada para assinar a documentação referente às cessões de uso e doações referentes aos projetos de pesquisa financiados por agências de fomento.

3. Após a entrega do TERMO DE ACEITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOMÍNIO DE MATERIAIS POR CESSÃO E/OU DOAÇÃO, como se dá o procedimento de incorporação?
Com o TERMO DE ACEITAÇÃO, será aberto um processo administrativo referente à incorporação dos bens adquiridos ao longo do processo. O pesquisador será indicado como interessado no processo. Os bens constantes no documento anexo denominado RELAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE serão cadastrados no sistema de gerencialmente patrimonial recebendo suas respectivas numerações de tombamento.
O responsável pelo projeto será acionado via e-mail para que possa agendar a data oportuna para acompanhar o emplaquetamento dos bens. Neste momento é importante que os todos os bens listados pela FAPESP estejam no campus e em local certo.
Após a completa incorporação dos bens, a Divisão de Patrimônio oficiará a FAPESP sobre a conclusão das incorporações.

4. Tive um problema com um dos itens adquiridos pelo projeto, como proceder?
Todos os bens que tiverem algum tipo de ocorrência, seja por perda, furto ou funcionamento inadequado devem ser informados à FAPESP para providências da própria agência financiadora.

5. Iniciei meu projeto pela UFABC, mas estou de mudança para outra instituição, como proceder?
No caso de projetos em andamento cujo responsável irá realizar mudança de instituição, a FAPESP deverá ser acionada. Ela irá redirecionar à doação de acordo com suas próprias normas e diretrizes, sendo liberada a saída dos bens relacionados ao projeto através de preenchimento do documento DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS.

6. E enquanto o bem não é doado, quais as orientações da Divisão de Patrimônio para a utilização do bem nas dependências da UFABC?
Durante o projeto, é importante que os responsáveis preencham via SIPAC o documento denominado DECLARAÇÃO DE BENS DE TERCEIROS. O passo-a-passo para o seu preenchimento encontra-se disponível no seguinte endereço:

Passo_a_passo_para_declarar_bem_de_propriedade_de_terceiros_-_1.1

Importante lembrar que, conforme informação da Prefeitura Universitária, responsável pelo contrato de seguro dos campi, estes bens NÃO ESTÃO CONTEMPLADOS PELO SEGURO, desta forma a documentação garante apenas a entrada e saída dos bens dos prédios.
É importante também que os responsáveis identifiquem os bens com etiqueta visual, fazendo constar o nome do responsável, o projeto e a instituição financiadora para evitar que os bens sejam confundidos com outros projetos ainda em andamento. Especialmente no caso de bens oriundos de projeto FAPESP cujos tombamentos são realizados apenas ao término do projeto.

7. Sou aluno, contudo tenho um projeto financiado pela FAPESP, como proceder?
Neste a FAPESP emitirá documento denominado TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL PERMANENTE. É um documento de doação simplificado, contudo exerce a mesma função. É importante que o aluno indique seu orientador ou algum outro servidor com SIAPE ativo para as incorporações dos bens. Somente após a completa incorporação da listagem emitida pela FAPESP é que é emitido o ofício de conclusão da doação para a agência.

28.3 - Pessoas Físicas ou Jurídicas de Direto Privado

1. Há uma pessoa física de direito privado interessada em promover uma doação à UFABC, como proceder?
As doações realizadas por pessoas físicas de direito privado são reguladas pelo Decreto Nº 9.764, de 11 de abril de 2019 e pela Instrução Normativa Nº 6, de 12 de agosto de 2019.
As doações são realizadas através do sistema Doações gov.br.
Uma vez cadastrada a doação direcionada à UFABC, ela poderá ou não ser aceita, dependendo da conveniência e de eventuais vedações por conflito de interesse listadas na legislação.
As pessoas físicas poderão ofertar as doações mediante login Gov.br.

2. Há uma pessoa jurídica de direito privado interessada em promover uma doação à UFABC, como proceder?
Assim como as pessoa físicas, as doações por pessoa jurídica de direito privado são reguladas pelo Decreto Nº 9.764, de 11 de abril de 2019 e pela Instrução Normativa Nº 6, de 12 de agosto de 2019.
As doações são realizadas através do sistema Doações gov.br.
Uma vez cadastrada a doação direcionada à UFABC, ela poderá ou não ser aceita, dependendo da conveniência e de eventuais vedações por conflito de interesse listadas na legislação.
As pessoas jurídicas de direito privado deverão efetuar as doações por meio de representante legal.

3. O doador é estrangeiro, também é necessária a utilização do Doações GOV?
Conforme Art. 6º da IN Nº 06/2019, os doadores estrangeiros também deverão, por meio de representante legal ou procurador, utilizando-se de CPF, utilizar o sistema por meio de cadastro Gov.br

4. Como se dá a formalização da doação após a aceitação da UFABC?
Se o valor da doação de bem móvel corresponder a R$ 59.906,02, será então formalizada através de declaração firmada pelo doador. Com modelo disponível em:
Se o valor for superior, então por Termo de Doação. Com modelo disponível em:
Ambos os documentos poderão ser preenchidos pelas áreas interessadas. Os dirigentes são parte legítima para receber as doações direcionadas e de interesse institucional, conforme Portaria Nº 3567/2023 – REIT. Protocolo: 23006.016565/2023-59.

 

Destaques

Comunicado ProAd nº 03/2023

Informativo sobre Processo Eletrônico (aquisições/contratações)

Clique aqui Calendário de data limite para recolhimento de GRU 2024

Importante! Desde de Fevereiro de 2019, a gestão do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP está sob responsabilidade da Superintendência de Gestão de Pessoas - SUGEPE.

CI nº 018/2018 - Decreto nº 9.428/2018, que altera Decreto nº 93.872/1986 para dispor sobre despesas inscritas em restos a pagar não processados.

IN 73/2020 - IN que trata da pesquisa de mercado e "Painel de Preços"

A partir de 03/10/2016, a CGSA deixou de utilizar o sistema de movimentação de processos em Access, passando a movimentar processos somente no módulo SIPAC/Protocolo. Clique aqui para mais informações.

Processos Físicos - Clique aqui para acessar os novos procedimentos de abertura e tramitação de processos.