Passo-a-passo para a migração
- Identifica e lista os processos que são de sua competência, ou seja, aqueles que têm os procedimentos definidos por esta;
- Descreve os passos e etapas sequenciais para cada processo, identificando os agentes e documentos produzidos ao longo do fluxograma;
- Preenche a planilha com os dados do processo identificado.
- Padroniza o nome do processo que será utilizado no processo eletrônico;
- Lista os documentos produzidos durante cada etapa do fluxo e padroniza a nomenclatura de cada um deles;
- Produz/atualiza os modelos de documentos a serem utilizados no processo eletrônico. .
- Com a participação dos agentes identificados no processo, realiza simulação em ambiente de testes do sistema objetivando a adaptação do fluxo para o processo eletrônico.
- Define uma data para início da utilização do processo eletrônico no ambiente de produção;
- Responsáveis pelo processo assinam o Termo de Homologação no SIPAC.
- Divulga à comunidade acadêmica a migração do processo, bem como os documentos e manuais associados à sua utilização .
Vantagens do processo eletrônico
Reduz o tempo de tramitação do processo
Contribui para a transparência a partir da consulta pública dos processos
Dispensa uso de papel e economiza espaço físico
Diminui o risco de dano e extravio de documentos e processos