Processo Pendente de Migração
As áreas que ainda não migraram os seus processos ao modelo eletrônico nos moldes do Plano de Transição, deverão seguir as orientações descritas abaixo, a fim de instruir os processos no ambiente de produção de forma correta e organizada.
1. Solicitação e Abertura do Processo
A solicitação de abertura de processos continuará de forma idêntica à anteriormente praticada para os processos físicos, ou seja, através do cadastro do documento “Solicitação de Autuação de Processo” (SAP) no ambiente de produção e posterior encaminhamento para a Divisão de Arquivo e Protocolo (Daep) que realizará a autuação do processo e encaminhamento à unidade administrativa informada.
2. Instrução Processual
A instrução dos processos deverá ser integralmente de forma eletrônica através do cadastro dos documentos disponíveis no sistema e realização das assinaturas eletrônicas por seus responsáveis.
Destacamos que os atos normativos devem continuar sendo cadastrados de forma avulsa no sistema, sendo APENAS referenciados no conteúdo dos documentos integrantes dos processos.
2.1. Tipos de Documentos
O tipo de documento escolhido para compor o processo deve refletir a finalidade da função/atividade que se deseja registrar. Abaixo descrevemos os principais tipos e a sua utilização:
- Comprovante: documento utilizado para possibilitar a inserção de documentos de origem externa ou gerados por outros sistemas institucionais, que não o SIG-SIPAC.
- Despacho: documento nato digital utilizado para auxiliar a instrução dos processos onde são informados todos os detalhes inerentes às ações processuais. Pode ser interlocutório ou decisório.
- E-mail de Informação: documento utilizado para registrar a troca de e-mails necessários à instrução processual.
- Parecer: documento utilizado para registrar opinião técnica ou científica sobre um ato processual, serve de base para a tomada de decisão pelo deferimento ou indeferimento do pleito.
- Solicitação: documento utilizado para registrar pedido justificado, para que sejam concedidos benefícios rotineiros ou ações de praxe da administração.
Salientamos que novos tipos de documentos podem ser criados no sistema para auxiliar a instrução processual, porém este serviço está atrelado obrigatoriamente à migração do processo ao modelo eletrônico e somente será efetivado pela Daep.
2.2. Natureza do Documento
No momento do cadastro do documento é necessário classificar a sua natureza, de forma a resguardar os seus dados de cunho pessoal e/ou sensível do público externo. O SIPAC permite dois tipos de classificações:
- Ostensivo: documento de caráter público, que não contém dados de cunho pessoal e/ou sensível. Os documentos com esta classificação ficam integralmente disponíveis para acesso através do portal público do SIPAC.
- Restrito: documento que contém dados de cunho pessoal e/ou sensível, que deve ter controle de acesso. Os documentos com esta classificação ficam disponíveis para visualização no SIPAC apenas para o público interno: chefes e substitutos das unidades administrativas por onde o processo for movimentado e servidores com função de visualização de documentos restritos.
2.3. Formato do Documento
- Nato digital: documento produzido diretamente no sistema de maneira digital, com a geração de metadados pelo próprio sistema.
- Anexado: documento digital em formato específico carregado no sistema, com metadados informados pelo usuário no momento do seu cadastro.
2.4. Arquivamento de Processo
O arquivamento de processo deve ser realizado preferencialmente pela área responsável pelo processo, de forma a reunir os processos sob sua competência. A utilização de gavetas e pastas no sistema auxilia nesta organização conforme critérios estabelecidos por cada unidade.
3. Manuais das Funcionalidades do Sistema
Os manuais orientativos para a utilização do sistema podem ser consultados no Portal do Processo Eletrônico, clique no canto superior direito na opção "Como utilizar o sistema".