Dúvidas frequentes

1. O que é tombamento?
R: Tombamento é a incorporação de um determinado bem aos ativos da UFABC. Do momento de sua entrada, cumpridas as exigências de aceitação, é atribuído ao bem um número sequencial de patrimônio para identificação.

2. O que é um Termo de Responsabilidade?
R: Termo de Responsabilidade é o documento comprobatório que descreve em seu corpo o número patrimonial, a descrição resumida do bem, o seu guardião, a alocação, número de série, valores etc. É através dele que se tem a carga patrimonial para usuário previamente determinado, conforme a I.N 205/88.

3. Sou pessoalmente responsável pelos bens sob minha guarda?
R: Sim. Todos os bens postos sob a guarda do servidor, descritos em termo de responsabilidade devidamente assinado estão sob a responsabilidade do servidor. É de responsabilidade do servidor, além do zelo, proteção e guarda do bem, a solicitação de manutenção às áreas responsáveis ou a comunicação de qualquer irregularidade.

4. Devo manter registro próprio dos documentos por mim assinados, tal qual mantê-los organizados e conservados?
R: Sim. É necessário que as áreas tenham registro próprio de entradas e saídas solicitadas, tal quais os documentos correspondentes organizados. Todo termo emitido pela Divisão de Patrimônio terá cópia para ser entregue e mantida por aqueles de interesse.

5. Onde são recebidos os bens adquiridos?
R: Todos os bens recém-adquiridos serão, preferencialmente, recebidos no almoxarifado central, salvo em casos como:
• Grande volume;
• Valor;
• Fragilidade;
• Complexidade;
• Necessidade de instalação em local fixo;
• Acordos entre as áreas.

Nesses casos, deverá a área demandante ou o fiscal do contrato informar à Divisão de Patrimônio previamente ao agendamento de entrega dos materiais o local específico para o recebimento.

6. Recebi um bem em minha divisão e não no almoxarifado central, como proceder?
R: Primeiramente, deve-se conferir se o bem entregue está em conformidade com a nota fiscal emitida e se esta, por sua vez, corresponde ao seu empenho. Depois providenciar o aceite do material e o atesto da nota fiscal junto do fiscal contatando-o. Tendo realizado estes procedimentos, enviar a nota fiscal à Divisão de Patrimônio e informar em despacho ou em seu verso o local e o responsável pelo objeto.

7. Quais os procedimentos adotados para a realização o tombamento?
R: Para realizar o tombamento, deve-se primeiro ter ocorrido:
a) O recebimento do material;
b) A conferência por parte do(s) fiscal(s);
c) Aceite do material através do atesto no verso da nota;
d) Informação do local onde o material será alocado permanentemente;
e) Informação do responsável pelo bem.

Após esses cinco requisitos, será emitido um termo de responsabilidade em nome do agente correspondente e o posterior emplaquetamento.

8. O que é e quais os procedimentos adotados para a realização do emplaquetamento?
R: O emplaquetamento é a fixação de plaqueta com numeração correspondente a do tombamento.

9. O que é aceite temporário?
R: Todas as vezes que um material é entregue e não é recebido pelo seu fiscal, o aceite é o temporário ou recebimento provisório, para efeito de posterior verificação da conformidade por aqueles que o adquiriram.

10. O que é ateste ou aceite definitivo?
R: É quando, recebido os produtos da aquisição, o fiscal declara através de carimbo que ele corresponde aquilo que foi empenhado e descrito no processo correspondente.

11. O produto entregue apresenta inconformidades, o que fazer?

R: Como fiscal, nos termos do item 3.7 da IN Sedap 205/88, deverá providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega.

12. O produto entregue está correto, mas sua descrição nos documentos fiscais não corresponde ao empenho, o que fazer?
R: O fiscal deverá providenciar a regularização dos documentos de acordo com a CI CGFC/DAF 31/2011 disponível no seguinte link: http://proad.ufabc.edu.br/images/Financas/CI-31-2011-validacao-do-danfe-encaminhado-para-pagamento-enviado-em-08-07-2014.pdf. E a Disposição Interna CGFC Nº 3 disponível no link: http://proad.ufabc.edu.br/images/Financas/Disposicao-interna-03-carta-de-correcao-enviado-em-08-07-2014.pdf.

13. Quando sei que uma Nota Fiscal deve passar pelo Patrimônio antes de ser entregue para o pagamento na CGFC?
R: Todas as Notas Fiscais empenhadas com ND: 44 que poderá ser observada próxima à descrição e quantitativos dos objetos empenhados deverão, necessariamente, serem repassadas à Divisão de Patrimônio antes de serem enviadas para pagamento sob o risco de serem devolvidas, atrasando todo o processo de pagamento.

14. Quem realiza o transporte dos objetos armazenados no almoxarifado central aos locais de alocação definidos?
R: pequenos volumes, a própria Divisão de Patrimônio dispõe-se, grandes cargas dependem da disponibilidade ajudantes que podem ser solicitados pelos fiscais juntos a Divisão de Serviços Gerais da Prefeitura Universitária.

15. O que é movimentação?

16. Desejo movimentar um bem de um local a outro, como devo proceder?
R: Você deve, primeiramente, solicitar à Divisão de Patrimônio a autorização para movimentá-lo. Isso é feito através do preenchimento da "solicitação de movimentação". Após o adequado preenchimento, você deverá encaminhá-lo ao e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. . Feito isso e todas as informações constantes na solicitação estiverem adequadas, será emitido um "termo de movimentação" que configura a expressa autorização e ciência da Divisão de Patrimônio com relação à movimentação solicitada.

17. Quais os tipos de movimentação existentes?
R: Há 04 (quatro) tipos de movimentação:
• Mudança de local;
• Transferência de responsabilidade;
• Manutenção;
• Empréstimo.

18. Onde posso retirar o Termo de Movimentação emitido?
R: Os "termos de movimentação" são disparados aos e-mails dos solicitantes, mas também podem ser retirados pessoalmente na Divisão de Patrimônio.

19. O que são os campos: responsável de origem e responsável de destino constantes no Termo de Movimentação?
R: Responsável de origem é o atual detentor da carga patrimonial, é ele que está cedendo de sua guarda os bens movimentados; responsável de destino é o novo detentor da carga patrimônio, é aquele que irá receber sob seus cuidados os bens cedidos.

20. O responsável de origem e o responsável de destino podem ser a mesma pessoa?
R: Sim. Isso ocorre quando o bem é movimentado, mas sem a transferência de responsabilidade. O bem não está tendo sua guarda alterada, apenas a sua alocação.

21. Com o termo de movimentação em mãos, posso movimentar os bens mesmo antes de colher as assinaturas?
R: Não. Apesar de o termo expressar a autorização e a ciência da Divisão de Patrimônio ainda é necessário que o responsável de origem, atual detentor da carga e regular responsável, tenha previamente assinado o documento.

22. Quantas vias eu deverei imprimir do "termo de movimentação"?
R: Dependerá da maneira em que ocorrerá a movimentação:
Se o bem não sair do prédio:
• Uma para ser devolvida à Divisão de Patrimônio;
• Uma para ficar em posse do responsável de origem;
• Uma para ficar em posse do responsável de destino.
Se o bem sair do prédio:
• Uma para ser devolvida à Divisão de Patrimônio;
• Uma para ficar em posse do responsável de origem;
• Uma para ficar em posse do responsável de destino;
• Uma para ser entregue na saída do bem à Segurança;
• Uma para ser entregue na entrada do bem à Segurança.

23. Quem deverá devolver as vias assinadas à Divisão de Patrimônio?
R: O agente responsável pela devolução das vias assinadas são os destinatários. Depois de colhidas as respectivas assinaturas.

24. Como devo devolver as vias de movimentações concretizadas?
R: Depois de concretizada a movimentação, deve-se digitalizar a via devidamente assinada e enviá-la ao e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.  com o seguinte assunto:

Devolução de termo de movimentação assinado – MOVXXXX – Área: XXXX

E, após, encaminhar a via física via malote à Divisão de Patrimônio.

25. Fiz o pedido de movimentação, mas desejo cancelá-la ou não concretizá-la, o que devo fazer?
R: Será necessário que entre ao menor tempo em contato com a Divisão de Patrimônio para informar do cancelamento. Se o termo já tiver sido emitido, informar também sua numeração para o cancelamento no sistema.

26. Minha movimentação envolve bens de informática (computador, monitor etc), como proceder?
R: Os bens de informática passam primeiro pelo NTI. Deve-se ser aberto um chamado através do portal <http://nti.ufabc.edu.br/>. São eles que repassarão à Divisão de Patrimônio a solicitação.

27. Como realizar a movimentação de um bem sem plaqueta de numeração?
R: Deve-se preencher normalmente a "solicitação de movimentação" e informar todos os dados normalmente. Se houver algum dado específico sobre o bem como, por exemplo, número de nota fiscal, número de nota de empenho, se é compra recente ou não. A Divisão de Patrimônio tentará através dos cadastros localizar a numeração do bem solicitado, não sendo possível, será emitida uma autorização de saída que deve, em todos os casos, ser assinada nos mesmos moldes do Termo de Movimentação.

28. Devemos manter registro próprio das movimentações?
R: É recomendado. Para um melhor controle documental e histórico das áreas. Em casos de empréstimos, as áreas devem obrigatoriamente manter esses registros.

29. Todas as movimentações devem ser informadas ao Patrimônio?
R: Sim, salvo os casos de empréstimos por tempo menor do que 05 (cinco) dias. Lembrando que é de responsabilidade da área o controle próprio do empréstimo.

30. Minha área tem o interesse de receber uma doação, há algum procedimento?

R: De acordo com a IN Sedap 205/88, um dos documentos para recebimento é o "Termo de Doação". Neste documento deverá constar obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total). Desta forma, não é possível receber uma doação sem este documento.
A Divisão de Patrimônio pede que junto deste documento haja também uma Comunicação Interna dos responsáveis pela doação com a motivação para o seu recebimento, no que ela será utilizada, em qual local e quem serão seus responsáveis para ser anexado ao processo de doação com a ciência ou o aceite do dirigente máximo do setor.
A incorporação deste bem só ocorrerá depois destes documentos entregues.

31. Danifiquei ou perdi um equipamento pertencente à UFABC que estava sob a minha responsabilidade, como devo proceder?
R: Se o bem que você danificou ou perdeu estiver num valor limite de R$ 8.000,00, será elaborado um TCA (Termo Circunstanciado Administrativo) para que haja o ressarcimento, seja em espécie ou na prestação do serviço de reparação.

32. O que é um Termo Circunstanciado Administrativo?
R: É um documento elaborado e aplicado como medida de desburocratização administrativa, oferecendo alternativa para apuração disciplinar em hipóteses de dano ou extravio de bem público de pequeno valor.

Destaques

Clique aqui para acessar  o Calendário de Pagamentos e Encerramento do Exercício de 2017 - CGFC/AP

CI nº 053/2017 - Orientações gerais sobre IN que trata da pesquisa de mercado e "Painel de Preços"

CI nº 010/2017 - Orientações gerais sobre cadastro de afastamentos junto ao Sistema de Concessão de Diárias e Passagens.

CI nº 004/2017 - Encaminhamento e recebimento dos processos de aquisições e contratações na CGSA no exercício de 2017.

A partir de 03/10/2016, a CGSA deixou de utilizar o sistema de movimentação de processos em Access, passando a movimentar processos somente no módulo SIPAC/Protocolo. Clique aqui para mais informações.

SIPAC/Protocolo - Clique aqui para acessar os novos procedimentos de abertura e tramitação de processos.

Acesse a IN 7 de 29/08/2014 que altera a IN nº 5, de 27 de junho de 2014, que regulamenta os procedimentos administrativos básicos para realização de pesquisa de preços.

Acesse o Manual de orientação sobre a Instrução Normativa no 5/2014 – SLTI/MP

 

 

Destaques

Acesse as apresentações do "I Ciclo de Debates da PROAD"

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Contabilidade